EVENTOS CIENTÍFICOS

 

 

Atividades Pré-evento

 

1. Estudo quanto à viabilidade técnico-financeira para a realização do evento bem como orientação quanto a melhor data para o início;

2. Projeto e assessoria para a captação do evento para a cidade ou região escolhida pela comissão;

3. Levantamento e assessoria na definição do centro de convenções, hotel, teatro, sala, auditório ou outros locais indicados pela Comissão Organizadora ou sugeridos pela EventoAll®;

4. Legalização do evento nos órgãos públicos;

5. Solicitação de apoio junto ao CNPQ, CAPES, FINEP, Ministério da Saúde etc;

6. Assessoramento, em colaboração com a Comissão Organizadora, dentre outros, na escolha dos seguintes itens: sistema de transporte terrestre e aéreo, hotelaria, material gráfico e eletrônico de publicidade/divulgação/científico, programa oficial, cronograma de atividades, contratação de serviços terceirizados de vigilância, limpeza, imprensa etc;

7. Contratação de patrocínios junto às empresas privadas;

8. Comercialização de stands e cotas de patrocínio;

9. Elaboração, em consonância com a Comissão Social, do programa de atividades sociais, turísticas e de eventos paralelos.

 

 

 

Atividades exercidas durante o evento

 

1. Supervisão e conferência dos serviços terceirizados: montagem, limpeza e segurança, cerimonial, buffet (restaurante, lanchonete, festas e jantares), filmagem, fotógrafo, slide desk, assessoria de imprensa, agência de turismo oficial, traslado, shows contratados, sonorização, iluminação, tradução simultânea, programação visual (letreiros, placas e faixas), recepcionistas, linhas e ramais telefônicos, primeiros socorros (ambulância, medicamentos e seguro contra acidentes), instalação de stand para posto de atendimento bancário) e outros que porventura vierem a ser contratados;

2. Instalação oficial da secretaria executiva, científica e social;

3. Instalação dos equipamentos de informática;

4. Acompanhamento do projeto arquitetônico da exposição com controle e assessoria às outras montadoras contratadas para decorações dos stands;

5. Atendimento aos participantes nos balcões de pré-inscritos e novas inscrições;

6. Credenciamento, elaboração, emissão e entrega de materiais aos participantes (crachás, pastas, certificados etc);

7. Assessoria às comissões do evento (social, científica, executiva, divulgação etc.);

8. Checagem de equipamentos e auditórios;

9. Coordenação do pessoal de apoio;

10. Instalação e montagem da sala de imprensa;

11. Controle e entrega de tickets refeição e convites para festas.

12. Atendimento VIP aos conferencistas;

13. Atendimento VIP à mesa diretiva;

14. Controle de acesso aos auditórios;

15. Elaboração, emissão e entrega de certificados para os expositores, participantes, convidados e equipe de apoio;

16. Elaboração, emissão e entrega de atestados de freqüência;

17. Distribuição e recolhimento de questionários de avaliação durante o evento;

18. Assessoria na elaboração dos anais do evento;

19. Serviços de recepção: nas secretarias executiva e científica, em todas as salas, auditórios e áreas de circulação e em outros locais pré-estabelecidos pela comissão organizadora.

 

 

Atividades exercidas pós-evento

 

1. Apresentação de relatório completo dos participantes com dados oriundos da ficha de inscrição para a comissão organizadora, conforme preenchimento das mesmas;

2. Apresentação de relação de expositores que participaram do evento;

3. Redação, confecção e expedição de cartas de agradecimento, ofícios e certificados aos convidados especiais, autoridades, patrocinadores, conferencistas, fornecedores, colaboradores, expositores etc;

4. Acompanhamento do fechamento de caixa junto à contabilidade do evento;

5. Cadastramento dos questionários de avaliação e emissão de resumos quantitativos gerais e percentuais;

6. Entrega do arquivo geral do evento e materiais não utilizados;

7. Relatório e prestação final de contas à Comissão Organizadora.

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